KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresi, çevrim içi ortamda resmi yazışmaların yasal olarak geçerli ve takip edilebilir bir şekilde yapılabilmesine olanak tanıyan bir sistemdir. KEP adresi kullanılarak gönderilen iletiler, gönderim-teslim tarihleri, gönderici-alıcı bilgileri gibi detayları içerecek şekilde kayıt altına alınır ve yasal delil niteliği taşır.
Kurumlar ve ticari işletmeler için önemli bir araç olan KEP adresi, elektronik ortamda tebligat yapılmasına, belgelerin güvenli bir şekilde iletilmesine ve yasal süreçlerde geçerli olmasına olanak tanır.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?
Kayıtlı Elektronik Posta adresi, çevrim içi ortamda gönderilen iletilerin güvenli ve hukuki geçerliliğe sahip bir şekilde iletilmesini sağlayan özel bir e-posta sistemidir. Resmi ya da ticari yazışmalarda tercih edilen sistem, gönderici-alıcı kimlik doğrulaması yaparak ileti bütünlüğünü ve zaman damgası ile doğrulanabilirliği garanti altına alır. Bununla birlikte kayıtlı elektronik posta sisteminin kullanım alanları aşağıdaki gibidir:
- Davalarla ilgili evrakların tebligatı
- Elektronik imza ve tasdik işlemleri
- Sözleşme, fatura, ihtar gibi ticari belgelerin güvenli ve yasal olarak gönderilmesi
Kayıtlı elektronik posta, elektronik iletişimin güvenilirliğini ve hukuki geçerliliğini sağlayan önemli bir araçtır. Zaman ve maliyet tasarrufu sağlamasının yanı sıra hukuki riskleri de en aza indirir.
KEP Adresi Ne İşe Yarar?
Kayıtlı elektronik posta adresi aracılığıyla gönderilen mesajlar, hukuki geçerliliğe sahiptir. Bu sayede sistem, başta sözleşmeler, ihtarlar ve bildirimler olmak üzere önemli belgelerin gönderilmesi için uygun bir ortam vadeder. Adresin diğer işlevleri aşağıdaki gibidir:
- Şifreleme yöntemleri sayesinde e-posta, yalnızca alıcı tarafından okunur.
- Belgenin ne zaman gönderildiğinin ve alındığının kanıtlanması, zaman aşımı gibi hukuki sorunların önüne geçer.
- Geleneksel e-posta yöntemlerine kıyasla çok daha hızlı bir şekilde iletişim sağlanır.
Kamu kurumları, özel sektör işletmeleri ve tüketiciler de bu sistemi kullanır. Söz konusu adrese sahip olanlar, internet üzerinden kolayca erişim sağlar. Ayrıca herhangi bir özel yazılıma ihtiyaç duyulmaz.
KEP Kanunu Nedir?
KEP, 2011 yılında çıkarılan bir yasayla Türkiye’de hukuki geçerliliği olan bir iletişim aracı olarak kabul edilmiştir. Türk Ticaret Kanunu’nda yapılan değişikliklerle birlikte anonim ve limited şirketler için de zorunlu olmuştur. Bunun yanı sıra söz konusu sistem, 6102 sayılı kanunun ilgili maddesi gereğince düzenlenmiştir.
İlgili kanun, işletmelerin hızlı ve güvenli bir şekilde iletişim kurmasına olanak tanır. Bununla birlikte birçok sektörde uygulanan denetim mekanizmalarına uyum sağlamak için gereken altyapıyı sunar.
KEP Adresi Kullanım Zorunluluğu
Elektronik belge paylaşmak isteyenlerin söz konusu adresi kullanması şart değildir. Ancak mevzuat ya da kurum tarafından talep edildiği takdirde adresi kullanma zorunluluğu mevcuttur.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Kimler için Zorunludur?
Günümüzde birçok kurum ve kuruluş tarafından tercih edilen kayıtlı elektronik posta, hukuki geçerliliği bulunan bir iletişim kanalıdır. Özellikle kamu kurumlarının başvurularda KEP adresine dikkat etmesi, tüzel ve gerçek kişilerin bu sisteme yönelmesini zorunlu hale getirmiştir. Bu sayede resmi işlemler, eskiye kıyasla çok daha hızlı bir şekilde tamamlanır.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nasıl Alınır?
Kayıtlı elektronik posta hesabı edinmek isteyen kişilerin ilk olarak PTT’ye başvuruda bulunması gerekir. Online olarak gerçekleştirilen ön başvuru sırasında ilgili form, doğru ve eksiksiz bilgilerle doldurulmalıdır. Ardından gerekli belgelerle birlikte en yakın PTT şubesine gidilmeli ve hesap aktif hale getirilmelidir.
KEP Başvurusu Nasıl Yapılır?
KEP başvurusu yapmak isteyenler, ilk olarak başvuru formunu doldurmalıdır. Kişisel ve iletişim bilgilerinin doğru bir şekilde girilmesi şarttır. Ardından istenilen belgeler hazırlanmalı ve söz konusu hizmet için kullanım ücreti ödenmelidir.
İşlemlerin tamamlanmasının ardından başvurunun durumu takip edilmelidir. Sürecin sona ermesiyle birlikte kişiye KEP adresi verilir ve hesap aktivasyonu yapılır. Bununla birlikte tüzel kişi olarak sisteme dahil olmak isteyenler MERSİS numarasıyla işlem yapabilir.
KEP Adresi Almak için Gerekli Evraklar
KEP adresi almak için gerekli olan evraklar, hizmet sağlayıcısına göre farklılık gösterir. Hem gerçek hem de tüzel kişilerin sunması gereken belgeler aşağıdaki gibidir:
- Nüfus cüzdanı ya da ehliyet
- Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olmayanlar için pasaport
- Hesap ön başvuru formu
- PTT internet sayfası aracılığıyla elde edilen ön başvuru numarası
Yukarıdakilere ek olarak şirket adına başvuru yapanlar imza sirküleri ve vergi levhası sunmak zorundadır. Bununla birlikte spesifik belge taleplerinin olup olmadığı da kontrol edilmelidir.
KEP Adresi Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
Dijital iletişimi güvenli ve resmi bir şekilde gerçekleştirmeye olanak tanıyan KEP hem bireyler hem de kurumlar için avantajlı bir seçenektir. Bu noktada sistem üzerinden gönderilen iletilerin resmi yazışma niteliği taşıması, yasal güvenliği artırır. Aynı zamanda sistem, iletileri şifreleyerek güvenli bir ortamda karşı tarafa aktarılmasını sağlar. KEP adresi kullanmanın diğer avantajları şu şekildedir:
- Sistem tarafından gönderilen iletilerin takibi ve arşivlenmesi kolaydır.
- Fiziksel belgelerin basılması ve postaya verilmesi sürecindeki masraflar ortadan kaldırılır.
- Kağıt kullanımının azalması, çevrenin korunması açısından olumlu bir gelişmedir.
Yukarıdaki unsurların yanı sıra KEP hesaplarına her yerden erişimin olması, işlerin yerden ve zamandan bağımsız bir şekilde yürütülmesini sağlar.
KEP Adresinin Kullanım Alanları Nerelerdir?
KEP adresi; ihale süreçleri, bildiriler ve resmi belgelerin iletiminde kullanılır. Bunun yanı sıra adres aracılığıyla elektronik faturaların gönderimi de gerçekleştirilir. Sistemin diğer kullanım alanları ise aşağıdaki gibidir:
- Başta mahkemeler olmak üzere resmi kurumlar, KEP aracılığıyla tebligat gönderir.
- Şirketler arası yazışmalar sırasında tekliflerin ve siparişlerin güvenli bir şekilde iletilmesinde yaygın olarak tercih edilir.
- E-devlet hizmetleriyle entegre edilmesi sayesinde resmi işlemler hızlı ve güvenli bir şekilde gerçekleştirilir.
Avukatlar ve hukuk büroları da müvekkilleri adına resmi belgeleri iletirken KEP’i tercih eder.
Sıkça Sorulan Sorular
KEP Adresi Kullanmak için E-İmza Almak Gerekli mi?
KEP adresi, resmi yazışmaların güvenli şekilde yapılması için hayata geçirilen bir sistemdir. Bu noktada gönderici olarak sistemde yer almayı düşünenlerin e-imza alması zorunludur. Ancak alıcı sıfatıyla dahil olmak isteyenler için herhangi bir zorunluluk yoktur.
KEP Adresi Nereden Alınır?
Yetkili hizmet sağlayıcıları aracılığıyla KEP adresi alınabilir. Gerçek ve tüzel kişiler, BTK’nın ya da hizmet sağlayıcılarının internet adresini ziyaret ederek gerekli işlemleri gerçekleştirebilir.
KEP Adresi Ücreti Ne Kadar?
KEP adresi almak isteyenler, yıllık abonelik sistemine dahil olmalıdır. Abonelik bedelinin yanı sıra SMS ve iletim ücretleri de mevcuttur. Aynı zamanda gönderinin MB değeri göz önünde bulundurarak ileti ücreti belirlenir. 2024 yılının Ekim ayı itibariyle 0-5 MB için 6 TL talep edilir.
KEPHS Nedir?
Kayıtlı elektronik hizmet sağlayıcısı anlamına gelen KEPHS, sisteme dahil olmak isteyenlerin başvuruda bulunabileceği firmaları tanımlar. Bu hizmeti veren firmalar, resmi yazışmaların güvenli bir ortamda gerçekleştirilmesine imkan tanır.
KEP Adresinin Normal E-Posta Adresinden Farkı Nedir?
Resmi yazışmalar için geliştirilen KEP aracılığıyla gönderilen belgelerin hukuki geçerliliği mevcuttur. Aynı zamanda gönderen ve alıcının kimliği e-imzayla doğrulanır. Bu süreçte şifreleme ve güvenli protokoller sunulur. Normal e-posta adresinde bu özelliklere rastlanmaz.
Birden Fazla KEP Adresi Kullanmak Mümkün mü?
Gerçek veya tüzel kişiler, diledikleri takdirde kayıtlı elektronik posta sistemi aracılığıyla birden fazla hesap oluşturabilir. Konuyla ilgili herhangi bir yasal engel yoktur.
KEP Adresi Başkasına Devredilir mi?
Kişiye özgü KEP adresi, kapatıldığı takdirde yalnızca hesap sahibi tarafından yeniden açılır. Bu noktada adresin başka bir gerçek ya da tüzel kişiye devredilmesi söz konusu değildir.
KEP Adresi Nasıl Kapatılır?
Adresini kapatmak isteyenler, hizmet aldıkları sağlayıcının çağrı merkeziyle iletişime geçmelidir. Bu süreçte yazılı bir talep formunu doldurmak, hesap doğrulama işlemini gerçekleştirmek ve istenilen belgeleri sunmak gerekir.
KEP Adresini Başkası Kullanabilir mi?
KEP adresi, yalnızca tek bir kişi tarafından kullanılabilir. Söz konusu adresin başka birine devredilmesi ya da farklı bir kişi tarafından kullanılması mümkün değildir. Yalnızca tüzel kişiler, birden fazla kişiye yetki verebilir.
KEP Adresi Sorgulama Nasıl Yapılır?
Kayıtlı elektronik posta adresi sorgulama işlemleri, rehber aracılığıyla gerçekleştirilir. Bu süreçte hem hizmet sağlayıcılardan hem de e-Devlet’ten yararlanılır.
KEP Hesabı Şifresini Değiştirebilir miyim?
Hesap değiştirme işlemi, sistemde kayıtlı telefon numarası aracılığıyla gerçekleştirilir. Bununla birlikte şifrenin çalındığını düşünenler, çağrı merkezinden yardım almalıdır.
KEP Sistemi Hangi Kurum Tarafından Denetlenir?
BTK, KEP sistemini düzenli olarak denetler. Bu sayede gerekli altyapı güncellemeleri yapılır ve kullanıcılara daha kaliteli hizmet sunulur.
KEP Adresine Elektronik Tebligat Gönderilir mi?
Ticari, mesleki ve tarımsal kazanç elde edenler, tebligat sistemini kullanmak zorundadır. Gönderimler, 2018 yılında yayımlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği gereğince UETS (Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi) üzerinden gerçekleştirilir.
KEP Verileri Saklama Süresi Ne Kadar?
Firmalar, ilgili kurallar gereğince KEP verilerini bir yıl süreyle saklamak zorundadır. Bununla birlikte gerçek ve tüzel kişilere dair yasal bir soruşturma varsa süreç bitene kadar verilerin saklanması istenir.
